Privacyverklaring Avond4daagse Amsterdam Oost

Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2026

Wij gebruiken persoonsgegevens om inschrijvingen voor de Avond4daagse Amsterdam Oost te verwerken, deelnemers te informeren en betalingen bij te houden. Hieronder lees je welke gegevens wij gebruiken en hoe wij daarmee omgaan.

Wie is verantwoordelijk?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

S&O Pontania

Adres: Roomtuintjes 233, 1093 TD te Amsterdam
E-mail: info@avond4daagse-amsterdamoost.nl

Voor vragen over je gegevens of deze privacyverklaring kun je ons via dit e-mailadres bereiken.

Welke gegevens gebruiken wij?

Bij een inschrijving verwerken wij de gegevens die je invult, waaronder:

• Naam en contactgegevens van de inschrijver of contactpersoon.
• Adres, postcode, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer.
• Individuele inschrijving of groepsinschrijving.
• Eventuele groepsnaam, schoolnaam en klas of subgroep.
• Aantal deelnemers, gekozen afstand en gegevens over de aangevraagde medailles.
• Het automatisch toegekende startnummer.
• Verschuldigd bedrag, betaalstatus en eventuele betalingsreferentie.
• Gegevens over verstuurde bevestigingen en deelnemerskaarten.

Bij groepsinschrijvingen vragen wij via het formulier geen afzonderlijke namen of geboortedata van alle kinderen. Schrijf je namens anderen in, gebruik dan de gegevens van een bevoegde contactpersoon. Een ouder, verzorger of bevoegde groepscontactpersoon kan de inschrijving voor minderjarige deelnemers verzorgen.

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken de gegevens voor:

• Het verwerken en beheren van de inschrijving.
• Het aanmaken en versturen van een voorlopige deelnemerskaart.
• Het verwerken en controleren van betalingen.
• Het voorbereiden van deelnemersaantallen en medailles.
• Contact over de inschrijving en praktische informatie over het evenement.
• Het beveiligen van de website en bijhouden van de administratie.

Voor het uitvoeren van de inschrijving gebruiken wij gegevens die noodzakelijk zijn voor onze overeenkomst met de inschrijver. Gegevens van groepscontactpersonen gebruiken wij vanuit ons gerechtvaardigde belang om groepsinschrijvingen te organiseren. Voor financiële administratie geldt daarnaast een wettelijke verplichting voor zover die op onze organisatie van toepassing is.

Betalingen

Individuele inschrijvingen worden via iDEAL betaald met behulp van Mollie. Mollie verwerkt hiervoor betalingsgegevens volgens haar eigen privacyverklaring. Wij ontvangen onder meer de betalingsreferentie en betaalstatus, maar geen inloggegevens van je bank.

Groepen betalen via een bankoverschrijving aan Pontania. Wij gebruiken de gegevens bij de overschrijving om de betaling aan de juiste inschrijving te koppelen.

Met wie delen wij gegevens?

Bevoegde organisatoren hebben toegang tot de inschrijvingen voor de uitvoering van het evenement en de administratie.

Daarnaast gebruiken wij dienstverleners voor hosting, e-mail en betalingen, waaronder STRATO en Mollie. Zij ontvangen gegevens voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening. Waar nodig maken wij afspraken over de bescherming van persoonsgegevens.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Sponsors ontvangen geen inschrijfgegevens voor marketingdoeleinden.

Automatisch aanvullen van het adres

De website kan bij het invullen van postcode en huisnummer het adres opzoeken via PDOK. Daarbij worden postcode en huisnummer naar deze dienst gestuurd. De dienst kan ook technische verbindingsgegevens, zoals het IP-adres, ontvangen. Naam, e-mailadres en overige inschrijfgegevens worden niet voor deze adresopzoeking meegestuurd.

Cookies en externe diensten

De huidige websiteopzet gebruikt Google Fonts voor lettertypen. Daardoor kan de browser verbinding maken met Google en technische gegevens doorgeven.

Hoelang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Inschrijfgegevens en contactgegevens: 1 jaar tot na de laatste inschrijving.
• Niet-afgeronde inschrijvingen: 3 maanden na initiatie.
• Financiële administratie: Volgens de wettelijke termijn.
• Back-ups en technische loggegevens: 1 jaar na inschrijving.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een wettelijke verplichting vereist dat wij ze langer bewaren.

Hoe beschermen wij gegevens?

Wij gebruiken een beveiligde HTTPS-verbinding en beperken de toegang tot de administratie tot bevoegde personen. Deelnemerskaarten worden niet als openbare bestanden in de mediabibliotheek gepubliceerd.

Welke rechten heb je?

Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens, correctie of verwijdering. Afhankelijk van de situatie kun je ook bezwaar maken tegen het gebruik, beperking van de verwerking vragen of je gegevens laten overdragen.

Stuur je verzoek naar info@avond4daagse-amsterdamoost.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om zorgvuldig vast te stellen dat het verzoek van jou afkomstig is. Sommige gegevens moeten wij bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze verandert. Op deze pagina staat steeds de actuele versie.